Перевірку документів для України зручно починати з кінця: яку дію має виконати установа, коли отримає ваші папери? Від відповіді залежить, що готувати за кордоном. Замовляючи нотаріальні послуги, поясніть мету звернення: отримати документ, підписати договір чи підтвердити певний факт. Інакше вже після оплати оформлення може з’ясуватися, що для вашої справи чогось бракує.
Спочатку з’ясуйте, що приймає українська установа
Зверніться до відділу, який розглядатиме вашу справу. Попросіть надіслати вимоги письмово, щоб нічого не загубилося в телефонній розмові. Поясніть, що документ оформлюють у Польщі.
Уточніть три речі:
- чи потрібно передати оригінал, чи допускається засвідчена копія;
- яким способом має бути засвідчений переклад українською;
- які підтвердження потрібно додати до основного документа.
Відповідь «принесіть довіреність» залишає багато невідомого. Уточніть, чи представник подає звернення, підписує заяву та забирає результат. Цей опис справи стане в пригоді під час підготовки документів з компанією «Expert Docs Польща».
Зіставте текст із тим, що потрібно зробити
Установа має зрозуміти, кого стосується документ і що він дозволяє зробити. Звірте обидва моменти.
Перевірте конкретну дію представника
Прочитайте довіреність очима людини, яка виконуватиме доручення. Чи є в ній право на потрібну дію? Окремі доручення мають спеціальні вимоги.
Наприклад, у довіреності на укладення договору дарування потрібно назвати того, кому дарують майно. Без цього вона є нікчемною: укласти за нею договір дарування не вийде. Додаткова печатка тут не допоможе.
Перевірте зв’язок між особистими документами
У польському документі може бути ваше теперішнє прізвище, а в українському свідоцтві – попереднє. Уточніть, яке свідоцтво чи витяг слід додати, щоб підтвердити зміну прізвища. Перекладач не може прибрати цю розбіжність, просто замінивши дані.
Помилку в самому документі потрібно виправляти через того, хто його видав.
Для документів із Польщі розділіть переклад і апостиль
Правила засвідчення залежать від країни походження документа. Українсько-польський договір про правову допомогу звільняє від додаткового засвідчення документи, оформлені або засвідчені компетентним органом, із належним підписом та гербовою печаткою. Мін’юст окремо пояснює, що довіреності з Польщі не потребують легалізації. Замовляти для них апостиль «про всяк випадок» не потрібно.
Водночас польський текст має бути зрозумілий українській установі. Переклад повинен охоплювати весь документ, включно з посвідчувальними написами та печатками. Для нотаріальних дій в Україні нотаріус засвідчує вірність перекладу, якщо володіє відповідними мовами, або справжність підпису перекладача. Узгодьте цей спосіб оформлення до оплати послуг.
Якщо знайшли недолік, виправляйте його до пересилання
Покажіть пакет фахівцю, який прийматиме його в Україні, і попросіть назвати конкретне зауваження:
- «Не вистачає свідоцтва про шлюб» означає, що треба доповнити пакет.
- «Не зазначено ім’я обдаровуваного» потребує виправлення самої довіреності.
Це різні завдання з різними витратами.
Відправляйте документи, коли зрозуміло, що саме вони дозволяють зробити та які додатки потрібні. Якщо установа все ж повернула пакет, попросіть пояснити підставу відмови письмово. Так наступне звернення матиме конкретну мету, а ви не оплачуватимете повторне оформлення навмання.
